• IP Phone วิธีการติดต่อประสานงานทางโทรศัพท์สำนักงานอย่างเป็นมืออาชีพ ip phone IP Phone วิธีการติดต่อประสานงานทางโทรศัพท์สำนักงานอย่างเป็นมืออาชีพ 191201 01

IP Phone วิธีการติดต่อประสานงานทางโทรศัพท์สำนักงานอย่างเป็นมืออาชีพ

การติดต่อสื่อสารผ่านช่องทางโทรศัพท์มือถือภายในสำนักงาน ถือเป็นช่องทางการสื่อสารที่สะดวกรวดเร็ว ประหยัดเวลาในการนัดพบ อีกทั้งยังง่ายต่อการนัดหมาย ซึ่งภายในองค์กร จะต้องการใช้ระบบโทรศัพท์ในสำนักงานเพื่อการสื่อสารในทางธุรกิจและการบริการ  (IP Phone) นอกจากนี้ส่วนที่สำคัญสำหรับการติดต่อนัดหมายหรือพูดคุยเจรจากันทางธุรกิจ อย่างฝ่ายประสานงานสำหรับการสื่อสารทางโทรศัพท์เพื่อติดต่อพูดคุยและประสานงานกับทางคู่สายให้ได้อย่างชัดเจนและถูกต้อง เพื่อความแม่นยำในการสื่อสารและการบริการที่ทำให้ผู้มาติดต่อกับทางบริษัทเกิดความประทับใจในการติดต่อนัดหมายและการใช้บริการได้ดียิ่งขึ้น

เนื่องจากการติดต่อสื่อสารผ่านทางโทรศัพท์นั้น นอกจากข้อดีในแง่ของความสะดวกรวดเร็ว แต่ก็อาจจะมีข้อเสียตรงที่เป็นการสื่อสารแบบไม่เห็นหน้า ทำให้ไม่สามารถตรวจจับปฏิกิริยาของคู่สนทาได้อย่างชัดเจน จึงอาจจะมีความคลาดเคลื่อนในระหว่างการสื่สารที่ผู้สื่อสารและผู้รับสารอาจจะเกิดความเข้าใจที่ไม่ตรงกันได้ หากทำการสื่อสารได้ไม่ดีพอ ดังนั้น การสื่อสารผ่านทางโทรศัพท์มือถือจึงต้องมีความชัดเจนและมีวิธีการสื่อสารที่จะไม่ทำให้คู่สายเกิดความเข้าใจบกพร่องหรือเกิดความไม่พึงพอใจในการสื่อสารได้ เพื่อที่จะให้ไม่เกิดความผิดพลาดในการติดต่อประสานงานทางธุรกิจและการบริการที่จะส่งผลต่อความประทับใจในการใช้บริการของผู้ที่ติดต่อมาทำธุรกิจกับองค์กรของเรา

IP Phone วิธีการติดต่อประสานงานทางโทรศัพท์สำนักงานอย่างเป็นมืออาชีพ ip phone IP Phone วิธีการติดต่อประสานงานทางโทรศัพท์สำนักงานอย่างเป็นมืออาชีพ 191202 01

IP Phone วิธีการติดต่อประสานงานทางโทรศัพท์สำนักงานอย่างเป็นมืออาชีพ

Photo By Freepik

โดยวิธีการติดต่อประสานงานทางโทรศัพท์ในสำนักงานที่ดีจึงต้องมีการเตรียมรับกับสถานการณ์ที่เกิดขึ้นและบันทึกข้อมูลที่สำคัญในการสนทนาได้อย่างถูกต้อง โดยผู้ทำหน้าที่ประสานงานทางโทรศัพท์จะต้องเตรียมความพร้อมและเตรียมข้อมูลที่จำเป็นไว้สำหรับคู่สายให้ดี โดยเฉพาะหากเป็นการประสานงานที่ต้องมีการนัดหมายทั้งเวลา สถานที่ หรือข้อมูที่เป็นตัวเลข ยิ่งต้องใช้ความละเอียดในการสอบถามข้อมูล โดยควรมีกระดาษหรือสมุดสำหรับจดบันทึกไว้ข้างกายเสมอ เพื่อความพร้อมในการจดบันทึกและจะได้ไม่เสียเวลาในการหาอุปกรณ์เหล่านั้น ที่จะทำให้เสียเวลาการสนทนาได้ หากเป็นไปได้ควรที่จะต้องทวนข้อมูลเหล่านั้นเพื่อความแม่นยำทุกครั้ง ไม่ให้เกิดความผิดพลาดในการสื่อสาร นอกจากนี้แล้ว สำนวนการพูดและภาษาที่ใช้ก็ควรจะเป็นภาษาระดับทางการ เพราะเป็นการติดต่อประสานงานทางธุรกิจ จึงต้องมีความเป็นทางการเพื่อความน่าเชื่อถือให้แก่ผู้ที่ติดต่อเข้ามา โดยใช้คำสุภาพและใช้ทักษะความเป็นผู้ฟังที่ดีแก่คู่สนทนา ไม่พูดแทรกในระหว่างคู่สายกำลังพูด อีกทั้งหากจบบทสนทนาในการติดต่อสื่อสารแล้ว ควรจะเป็นฝ่ายรอให้คู่สายวางสายก่อนเพื่อความสุภาพและมีความเป็นมืออาชีพของผู้ติดต่อประสานงานในองค์กรได้เป็นอย่างดี

วิธีการติดต่อประสานงานทางโทรศัพท์เหล่านี้จะช่วยทำให้เกิดความประทับใจในการติดต่อสื่อสารเพื่อการนัดหมายหรือการบริการแต่ผู้ใช้บริการหรือผู้ที่ทำธุรกิจร่วมกับองค์กร ให้เป็นไปในทางที่ราบรื่นมากยิ่งขึ้น อีกทั้งยังช่วยสร้างความเป็นมืออืาชีพในการติดต่อประสานงานในสำนักงานที่มีความน่าเชื่อถือและแม่นยำ เพื่อที่จะไม่ให้เกิดข้อบกพร่องทางการประสานงานและความผิดพลาดในการติดต่อสื่อสารทั้งภายในและภายนอกองค์กร

นอกจากการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพของตัวบุคลากรในองค์กรแล้ว การใช้ระบบโทรศัพท์สำนักงานเพื่อการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพและมีเสถียรภาพอย่างมากในการสื่อสารก็เป็นสิ่งสำคัญสำหรับการสื่อสารทางโทรศัพท์ในสำนักงานเพื่อที่จะไม่ให้เกิดความผิดพลาดในการสื่อสาร ด้วยการเลือกใช้ระบบโทรศัพท์สำนักงาน IP Phone ประสิทธิภาพสูงบน Cloud จาก YaleCom ระบบเสถียรภาพสูง Uptime 99.99% เพื่อให้การสื่อสารราบรื่นชัดเจน ไม่เกิดปัญหาการกระตุกหรือการสนทนาที่ขาดหาย ที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพทางการสื่อสารด้านการติดต่อประสานงานเพื่อความเป็นมืออาชีพได้ดีอีกมากยิ่งขึ้น

.

.

Cover Photo By Pixabay

2019-01-05T09:57:01+00:00