Softphone คือซอฟต์แวร์หรือโปรแกรมที่ทำหน้าที่เหมือนโทรศัพท์ แต่หลักการทำงานเป็นการเชื่อมต่อสัญญาณผ่านคอมพิวเตอร์หรืออินเตอร์เน็ตแทนการใช้สัญญาณจากสายโทรศัพท์แบบเดิม
Softphone อาจเรียกอีกชื่อหนึ่งคือ VoIP (Voice over Internet Protocal ) หรือการสื่อสารทางเสียงผ่านอินเตอร์เน็ตนั่นเอง ปัจจุบัน โปรแกรม Softphone นั้น มีทั้งสำหรับติดตั้งบนเครื่องคอมพิวเตอร์ (Desktop) และ Smartphone ทำให้สะดวกสบายในการใช้งานมากยิ่งขึ้น โดยเฉพาะสำหรับองค์กรธุรกิจที่พนักงานไม่ได้อยู่ในออฟฟิศตลอดเวลา
อย่างไรก็ตาม หากตอนนี้ คุณกำลังคิดจะติดตั้งระบบโทรศัพท์สำนักงาน ขยายสาขาหรืออัพเกรดจากระบบโทรศัพท์ที่มีอยู่เดิม วันนี้เราจะขอเปรียบเทียบรูปแบบของโทรศัพท์ 3 ประเภท ที่มีในปัจจุบันว่ามีความแตกต่างกันอย่างไร มาดูกันเลย
- Softphone
คือโปรแกรมโทรศัพท์ยุคใหม่ ที่ทำงานผ่านอินเตอร์เน็ต ข้อดีคือประหยัดค่าใช้จ่ายในการโทรออก และสะดวกกับการเคลื่อนย้ายออฟฟิศ ไม่ต้องติดตั้งสัญญาณโทรศัพท์ ไม่ต้องติดตั้งอุปกรณ์ ก็สามารถใช้งานได้ทันทีเพียงมีอินเตอร์เน็ต อุปกรณ์สื่อสารที่รองรับการติดตั้ง Softphone เช่น คอมพิวเตอร์, Smartphone, iPad/แท็บเล็ต เป็นต้น
โปรแกรมดังกล่าวนี้ ไม่จำเป็นต้องใช้โทรศัพท์ตั้งโต๊ะหรือโทรศัพท์สำนักงาน แต่การใช้งานกับคอมพิวเตอร์ จำเป็นต้องมีไมโครโฟน และการ์ดเสียง ตลอดจน VoIP Handset และหูฟัง /หรือ USB Phone แม้ว่าจะง่ายต่อการติดตั้ง แต่คุณภาพการโทรจะดีหรือไม่นั้น อยู่ที่สัญญาณอินเตอร์เน็ตและการเชื่อมต่อกับไวไฟของสำนักงาน
เมื่อไหร่ที่ควรใช้ : สำหรับบริษัทที่ต้องการประหยัดค่าโทรบนฮาร์ดแวร์ บริษัทที่ไม่จำเป็นต้องมีโทรศัพท์ตั้งโต๊ะหรือโทรศัพท์สำนักงาน เช่น บริษัทที่พนักงานทำงานนอกออฟฟิศเป็นส่วนใหญ่
- Hardphone
คนจำนวนมากคิดว่า Hardphone ก็คือโทรศัพท์ตั้งโต๊ะหรือโทรศัพท์สำนักงาน (หรือโทรศัพท์บ้าน) ซึ่งก็ถูกส่วนหนึ่ง หากแต่ความพิเศษของ Hardphone คือสามารถรองรับการใช้งาน VoIP ได้ โดยแทนที่จะเชื่อมต่อผ่านสายโทรศัพท์แบบเดิม แต่มันกลับเชื่อมต่อผ่านสาย Lan และส่งสัญญาณเสียงผ่านอินเตอร์เน็ตได้ สำหรับออฟฟิศที่มีโทรศัพท์แบบ Hardphone อยู่แล้ว ก็สามารถย้ายจากสายโทรศัพท์ปกติไปเป็นแบบ VoIP ได้ เพื่อเพิ่มฟังก์ชั่นที่จะได้รับจาก VoIP (คลิกอ่านเพิ่มเติม ทำไม VoIP จึงเหมาะกับงาน Telemarketing) อย่างไรก็ตาม ข้อดีของการใช้ Hardphone กับ VoIP ที่ชัดเจนคือคุณภาพเสียงแบบ HD
เมื่อไหร่ที่ควรใช้ : Hardphone เหมาะสำหรับบริษัทที่พนักงานต้องทำงานอยู่ออฟฟิศเพื่อรับสายจากลูกค้าเป็นหลัก
- Smartphone
Smartphone คืออุปกรณ์สื่อสารที่รองรับระบบปฏิบัติการต่างๆ ได้ เสมือนยกเอาคุณสมบัติของระบบปฏิบัติการของคอมพิวเตอร์มาไว้ในโทรศัพท์ เช่น ระบบ iOS ใน iPhone, ระบบ Android เพื่อให้ผู้ใช้สามารถโทรออกและรับสายได้ในเวลาเดียวกัน ข้อดีของ Smartphone คือ สามารถติดตั้งแอปพลิเคชันรับสายโทรศัพท์, เข้าถึงอินเตอร์เน็ต, ส่ง E-mail ฯลฯ ที่สำคัญคือ Smartphone รองรับการติดตั้งโปรแกรม Softphone หรือแอปในการรับสายและโทรออกผ่านเครือข่ายอินเตอร์เน็ต ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการใช้งานที่ยืดหยุ่น คล่องตัว และประหยัดค่าโทรศัพท์
ความคุ้มค่าในการใช้ Smartphone : เมื่อทำงานอยู่ในออฟฟิศ ควรใช้มือถือส่วนตัว และเชื่อมต่อมันกับโทรศัพท์ตั้งโต๊ะของสำนักงานด้วยโปรแกรม VoIP วิธีนี้ช่วยให้พนักงานสามารถส่งต่อสายและจัดการสายผ่านมือถือส่วนตัวได้เสมือนกับว่าอยู่ในออฟฟิศ อย่างไรก็ตาม การบูรณาการการใช้มือถือกับระบบ VoIP บนมือถือนั้นช่วยลดความจำเป็นในการใช้มือถือสำรองของออฟฟิศได้อีกด้วย